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Case Study

Mehr Zeit für persönliche Beratung.

Wie ein individuell entwickelter Recherche- und Bearbeitungsprozess einem kleinen Team wieder Kapazität für persönliche Gespräche gab.

  • Finanzdienstleister
  • Automatisierte Recherche
  • Individualsoftware
  • Im produktiven Einsatz

  • weniger Zeitaufwandbei Recherche und Anreicherung

    gegenüber der vorherigen manuellen Recherche

  • qualifizierte Interessentenaus der wieder aufgenommenen persönlichen Ansprache

  • Partner im Einsatzarbeiten heute mit Recherche und CRM

  • doppelte Bearbeitungenseit Einführung des gemeinsamen CRM

Werte aus dem laufenden Betrieb, Stand Oktober 2026.

Ausgangslage

Die Recherche trug sich nicht mehr

Ein etablierter Finanzdienstleister recherchierte passende Vorgänge von Hand, bis die Arbeit wirtschaftlich nicht mehr trug.

Die Situation

Die Recherche lief vollständig von Hand, zeitweise mit vielen Beteiligten, angestellt und selbstständig. Der Aufwand wuchs, das Ergebnis hielt nicht Schritt. Nach und nach stiegen die Beteiligten aus.

Die Aufgabe

Mit weniger verfügbarer Arbeitskraft die relevante Recherche bewältigen, Vorgänge gemeinsam bearbeiten und wieder Raum für persönliche Ansprache schaffen.

Meine Rolle

Ich habe Rechercheprogramme und CRM konzipiert, entwickelt und eingeführt, in Abstimmung mit der Unternehmensleitung. Den Ablauf kannte ich aus eigener manueller Recherche.

Vorher und nachher

Was sich im Alltag verändert hat

Statt verteilter Listen und paralleler Handarbeit gibt es heute einen gemeinsamen, nachvollziehbaren Ablauf.

Vorher manuell

  • Bis zu 20 Personen recherchierten in Spitzenzeiten von Hand.
  • Informationen lagen in Excel, Word und persönlichen Notizen.
  • Die Beteiligten arbeiteten weitgehend unabhängig voneinander.
  • Ein gemeinsamer Überblick über erfasste Vorgänge, Kontaktversuche und nächste Schritte fehlte.
  • Das Geschäft lief zuletzt vor allem über eingehende Anfragen.

Heute automatisiert und gemeinsam

  • Das Rechercheprogramm wird bei Bedarf gestartet; die Ergebnisse liegen danach gesammelt und abgeglichen vor.
  • Übrig bleibt der Import ins CRM per Knopfdruck.
  • Vorgänge, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände liegen gemeinsam im CRM, ohne doppelte Bearbeitung.
  • Die aktive telefonische Ansprache konnte wieder aufgebaut werden.

Der Ablauf heute

Die Software übernimmt die Vorarbeit, das Team berät

Wiederkehrende Such- und Übertragungsarbeit übernimmt die Software. Entscheidungen, Gespräche und Betreuung bleiben bewusst beim Team.

  1. Mensch

    Recherche bei Bedarf starten

    Das Team startet einen neuen Lauf, wenn der vorhandene Bestand weitgehend bearbeitet ist.

  2. Automatisch

    Relevante Vorgänge vorbereiten

    Das Programm stellt passende Vorgänge nach den vereinbarten Kriterien zusammen und gleicht sie mit bekannten Vorgängen ab. Unklare Treffer werden separat ausgewiesen.

  3. Mensch

    Ergebnisse ins CRM übernehmen

    Die Übergabe wird bewusst ausgelöst. Der Import ergänzt neue Vorgänge und prüft erneut auf Dubletten. Das Team behält die Kontrolle über den Arbeitsvorrat.

  4. CRM + KI

    Rechercheinformationen ergänzen

    Die integrierte KI-Recherche ergänzt Kontakt- und Adressinformationen und stellt sie strukturiert für die Bearbeitung bereit.

  5. Mensch

    Prüfen, sprechen, nachverfolgen

    Bei der Kontaktaufnahme werden Angaben geprüft. Gespräche bleiben persönlich. Bearbeitungsstand, Notizen, Zuständigkeit und nächste Schritte werden im CRM festgehalten.

Vorgehen im Projekt

Wie das Projekt abgelaufen ist

Von der Prozessaufnahme über Entwicklung und KI-Anbindung bis zu Einführung und Betreuung aus einer Hand.

  1. Selbst im Prozess arbeiten

    Eigene manuelle Recherche machte sichtbar, wie viel Zeit in wiederkehrende Such- und Übertragungsarbeit floss.

  2. Ziel klären und MVP entwickeln

    Nach kurzer Abstimmung entstand eine erste nutzbare Version (MVP). Auswahlkriterien und der gewünschte Arbeitsablauf bildeten die Grundlage.

  3. Praktisch erproben und verbessern

    Ein Partner mit Erfahrung in der bisherigen Recherche nutzte das Programm. Fachliche Rückmeldungen und Prüfungen flossen in die Weiterentwicklung ein.

  4. Im Alltag einsetzen und begleiten

    Seit Sommer 2026 läuft die Recherche im Praxisbetrieb. Heute nutzen vier Partner die Ergebnisse und das CRM; bei Rückfragen und Anpassungen unterstütze ich weiter.

Die Bausteine

Zwei Lösungen, ein durchgängiger Ablauf

Beide Lösungen wurden für diesen Geschäftsprozess entwickelt. Die Ansätze lassen sich auf andere Abläufe übertragen.

  • Individualsoftware
  • Maßgeschneiderte Recherche

Recherche-Werkzeug nach festen Kriterien

Das Recherche-Tool stellt relevante Vorgänge nach den Kriterien zusammen, die gemeinsam mit der Unternehmensleitung festgelegt wurden. Je nach Suchbereich greifen eigene Kriterien.

Die Ergebnisse werden als strukturierte Excel-Liste aufbereitet. Über den Import im CRM lassen sich neue Leads anschließend per Knopfdruck übernehmen; bereits vorhandene Einträge werden übersprungen.

  • Mehrere Suchbereiche mit jeweils eigenen Kriterien
  • Filter nach Region und weiteren fachlichen Kriterien
  • Mehrstufiger Dublettenabgleich, unklare Treffer separat zur Prüfung
  • Ergebnislisten nach Regionen und als Gesamtliste
Übertragbarer Ansatz

Ein Recherche-Werkzeug, das Ihre Suchkriterien abbildet und die Ergebnisse passend an Ihren nächsten Arbeitsschritt übergibt.

  • Individualsoftware
  • Im produktiven Einsatz

Vertriebs-CRM für das ganze Team

Das individuell entwickelte CRM unterstützt die tägliche Bearbeitung: vom Excel-Import über die Aufgabenverteilung bis zur Nachverfolgung. Kontakte, Gesprächsnotizen, Dokumente, E-Mails und Termine bleiben dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

  • Vorgangsübersicht mit Pipeline, Suche, Notizen, Dokumenten und Wiedervorlagen
  • Nutzerrollen, Zuweisung und gleichmäßige Verteilung von Vorgängen
  • Priorisierte Tagesansicht für die nächsten Schritte
  • Integrierte KI-Recherche sowie Mail- und Kalenderanbindung
Übertragbarer Ansatz

Ein internes Werkzeug, das sich an Ihrem Arbeitsablauf orientiert und vorhandene Systeme miteinander verbindet.

Ergebnisse aus der Praxis

Was das Projekt gebracht hat

Die automatisierte Vorarbeit schafft die Kapazität, Kontakte systematisch und persönlich zu bearbeiten.

Interessenten in der Weiterbetreuung

Mehr als 20 qualifizierte Interessenten werden in unterschiedlichen Prozessstufen weiterbetreut. Einige Fälle erreichten bereits die Finanzierungsanfrage beziehungsweise Genehmigungsprüfung.

Übertragbar auf Ihren Ablauf?

Wie viel Zeit Ihr Ablauf gewinnt, schätzen wir im Erstgespräch gemeinsam ein.

Was sich gezeigt hat

Schon eine gemeinsame Struktur bringt viel. Die individuelle Software verbindet sie zusätzlich mit automatisierter Recherche und einer einheitlichen Bearbeitung.

In dieser Geschwindigkeit und vor allem in dieser Qualität konnten wir bisher keine Leads recherchieren. Was zuvor teils wochenlange Arbeit gekostet hat, bekommen wir heute mit wenigen Klicks.

Rückmeldung des Finanzdienstleisters

Wo steckt in Ihrem Alltag die meiste Vorarbeit?

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, ob sich ein ähnlicher Ansatz auf Ihren Ablauf übertragen lässt.

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